Jumat, 26 Juli 2013

Analisa Desain Pekerjaan


BAB 1
ANALISIS DAN DESAIN PEKERJAAN

A.    PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN / JABATAN
Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan / pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan / jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya resiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi Jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan Spesifikasi Jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk di dalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu, spesifikasi pekerjaan meliputi karakteristik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produktivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.
Bentuk atau kegiatan analisis pekerjaan / jabatan sebagai berikut :
1.      Analisis Staffing
Dalam menganalisis kebutuhan staf organisasi, manajer mencari informasi pada tindakan pekerjaan yang dilakukan dan bukan hanya berapa banyak orang yang dibutuhkan. Hal ini penting untuk mengetahui bagaimana pekerjaan didistribusikan antara posisi dalam suatu organisasi untuk menentukan staf tambahan membutuhkan KASIH peluang untuk pengurangan staf, atau kesempatan untuk realokasi bekerja untuk pemanfaatan staf ditingkatkan.
2.      Desain Organisasi
Jenis analisis yang sama sering diterapkan dalam desain atau desain ulang pekerjaan spesifik dan hubungan lainnya di antara pekerjaan perencanaan organisasi. Hal ini tidak cukup hanya untuk mengatur ulang judul pekerjaan, tingkat, dan hubungan, jika perubahan signifikan dalam perilaku organisasi yang diinginkan. Hal ini diperlukan untuk menganalisis unsur-unsur khusus dari setiap posisi dan untuk merestrukturisasi tiap posisi dalam organisasi dengan cara yang akan membuat penggunaan terbaik dari bakat.
3.      Kinerja Perencanaan dan Review
Dalam menetapkan sasaran atau standar, informasi tentang kegiatan kerja (baik yang dirasakan, aktual, atau yang diinginkan) adalah titik awal vital. Analisis Kerja memberikan dasar, yang lebih objektif berkaitan dengan pekerjaan untuk merencanakan dan meninjau kinerja individu. 
4.      Manajemen Suksesi
Pekerjaan analisis juga sering diterapkan dalam perencanaan pengelolaan suksesi. Dalam satu perusahaan besar, misalnya, masing-masing posisi manajemen kunci dianalisis secara rinci melalui proses wawancara dan diskusi. Sebuah profil jabatan dikembangkan yang mengidentifikasi bidang kegiatan utama.
5.      Pelatihan dan Pengembangan
Pekerjaan analisis sering digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan di semua tingkat organisasi, atas dasar yang jauh lebih luas non manajerial. Program pelatihan demikian dapat disesuaikan dengan kebutuhan identifikasi untuk kelompok karyawan misalnya, pemahaman konsep keuangan dan teknik. 
6.      Jalur Karir
Setelah informasi yang tersedia mengenai persyaratan pekerjaan memungkinkan perencanaan karir bermakna oleh karyawan. Jalan Karir adalah deskripsi eksplisit dari urutan alternatif yang mungkin pekerjaan yang seseorang bisa terus dalam karir organisasi. Banyak perusahaan telah mengadopsi program workshop, konseling, diri individu-analisa dan perencanaan karir.

B.     TAHAP-TAHAP DALAM ANALISIS PEKERJAAN
Dalam pelaksanaan analisis pekerjaan, perlu dipertimbangkan beberapa tahap sebagai berikut :
1.      Menentukan penggunaan informasi analisis pekerjaan.
Hal ini dimulai dengan mengidentifikasi penggunaan informasi, karena dengan demikian akan dapat menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulannya.
2.      Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Kemudian menelaah informasi latar belakang yang berkaitan misalnya bagan organisasi, bagan proses, dan deskripsi pekerjaan.
-          Bagan organisasi menunjukan kadar hubungan antara pekerjaan yang dianalisis dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya, dan dimana kesesuaiannya dalam organisasi secara keseluruhan.
-          Bagan proses menyediakan pemahaman yang terperinci tentang arus kerja
-          Deskripsi pekerjaan menunjukkan rumusan tertulis yang menguraikan aktivitas dan tanggung jawab pekerjaan, serta bentuk pekerjaan yang penting seperti kondisi kerja dan keamanan dari suatu resiko atau bahaya.
3.      Menyeleksi jabatan yang refresentatif yang akan dianalisis.
Hal ini perlu dilakukan apabila banyak pekerjaan yang akan dianalisis, sehingga dimungkinkan akan banyak waktu yang digunakan untuk menganalisis.
4.      Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Pada tahap ini dilakukan analisis pekerjaan, dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai yang dilakukan, kondisi kerja, dan kualifikasi pekerjaan yang diperlukan.
5.      Menelaah informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakekat dan fungsi pekerjaan. Informasi ini hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang melaksanakan pekerjaan, serta atasan langsung pekerja yang bersangkutan.
6.      Menyusun deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

C.    MANFAAT INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN
Informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan mempunyai beberapa manfaat sebagai berikut :
1.      Rekrutmen dan seleksi. Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang deskripsi pekerjaan dan syarat pekerjaan yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan. Informasi itu merupakan dasar untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
2.      Kompensasi. Analisis pekerjaan menyediakan data untuk menentukan nilai tiap pekerjaan secara relatif sehingga tiap pekerjaan dapat diklasifikasi. Sedangkan kompensasi seperti gaji dan bonus, biasanya berkaitan erat dengan keterampilan, tingkat pendidikan, bobot pekerjaan dan sebagainya, yang diisyaratkan dalam pelaksanaan pekerjaan, yaitu seluruh faktor yang diidentifikasi melalui analisis pekerjaan.
3.      Penilaian prestasi kerja (performance appraisal).
4.      Pelatihan. Informasi analisis pekerjaan dapat juga digunakan untuk merancang program pelatihan dan pengembangan karyawan.
5.      Desain pekerjaan. Pemahaman terhadap aktivitas yang ada sekarang akan menjadi landasan dalam meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan bahan yang tidak perlu, mengurangi keletihan, meningkatkan komitmen dan tanggung jawab serta secara umum memperbaiki kinerja unit pekerjaan karyawan.
D.    ANALISIS PEKERJAAN YANG EFEKTIF
Analisis pekerjaan yang tidak akurat akan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam melakukan rekrutmen dan seleksi. Analisis pekerjaan yang buruk dapat mengakibatkan keputusan kompensasi secara tidak adil. Analisis pekerjaan yang tidak sempurna juga dapat mengakibatkan evaluasi kinerja dilakukan tidak lengkap ataupun tidak akurat. Oleh karenanya secara berkala diperlukan suatu sistem untuk meninjau deskripsi pekerjaan yang ada, mengumpulkan data untuk memutakhirkan deskripsi dan merevisi dokumen.
Keberhasilan penyelenggaraan analisis pekerjaan tergantung pada beberapa faktor :
1.      Komitmen manajemen puncak.
2.      Keterlibatan serikat pekerja untuk organisasi yang memiliki serikat pekerja.
3.      Keterlibatan karyawan.
4.      Komunikasi yang efektif menyangkut tujuan pelaksanaan.
5.      Penugasan karyawan yang berbobot dan berminat untuk menganalisis pekerjaan.
6.      Penggunaan pakar manajemen sumber daya manusia sebagai salah satu narasumber.
7.      Pengumpulan data selama jam kerja.
8.      Penggunaan alat dan teknik pengumpulan data yang sahih dan handal.
9.      Penggunaan sebuah komite untuk mengawasi pelaksanaannya.

E.     DESAIN, KLASIFIKASI, PERANCANGAN KEMBALI PEKERJAAN
1.      Pengertian dan Arti Penting Desain Pekerjaan
Pekerjaan diibaratkan sebagai suatu jembatan penghubung antara karyawan dalam usaha memperoleh penghasilan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya dan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, agar kelangsungan hidupnya lebih terjamin. Apabila terjadi adanya pekerjaan yang kosong maka timbul kebutuhan organisasi akan karyawan, sehingga kelancaran kerja dapat diatasi. Untuk itu agar diperoleh, dan dapat terselenggaranya satuan kerja yang efektif maka para spesialis personalia dari suatu departemen sumber daya manusia harus mempunyai pemahaman tentang desain pekerjaan.
            Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. Sedangkan fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara organisasional.
Desain pekerjaan yang dirasakan paling komplek bagi manajemen adalah pengembangan dan pengaturan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap saat secara rutin. Hal ini disebabkan oleh :
·         Adanya perbedaan antara kebutuhan-kebutuhan dan keinginan karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan yang ada pada desain pekerjaan.
·         Adanya perubahan-perubahan lingkungan, organisasi dan kebutuhan para karyawan dalam membuat desain pekerjaan, ketetapan pendekatan-pendekatan pengembangan kerja standar dan model-model yang ada.
Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan :
a.       Elemen Organisasional, unsur ini berkaitan dengan efisiensi pekerjaan yang dirancang agar memotivasi para karyawan yang potensial untuk mencapai hasil yang maksimum. Perhatian terhadap efesiensi ini dimulai saat munculnya manajemen ilmiah. Elemen ini mencakup :
·         Pendekatan mekanistik, mengidentifikasi setiap tugas suatu pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga;
·         Aliran kerja, untuk menjaga keseimbangan kerja;
·         Praktek kerja, menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan.
b.      Elemen Lingkungan, berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM yang potensial. Elemen ini mencakup :
·           Penawaran tenaga kerja;
·           Sosial budaya masyarakat;
·           Keadaan ekonomi masyarakat.
c.       Elemen Keperilakuan, mencakup :
·       Otonomi, tanggung jawab atas apa yang dikerjakan;
·       Variasi, menjauhkan dari kebosanan kerja;
·       Identifikasi tugas, kejelasan tugas yang dilaksanakan ;
·       Umpan balik, untuk mengetahui hasil kerja.
Terkadang pekerjaan yang ada perlu dirancang kembali guna menghindari  in-efisiensi dalam melaksanakannya. Metode yang dapat digunakan dalam perancangan kembali pekerjaan, seperti :
a.  Simplifikasi pekerjaan, yakni menyederhanakan pekerjaan, dimana resiko yang akan muncul adalah terjadinya spesialisasi, sehingga dapat menimbulkan kebosanan, terutama yang terampil.
b.   Perluasan pekerjaan, yaitu :
 Job enlargement (perluasan kerja secara horizontal), dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan mengurangi pekerjaan yang monoton.
 Job enrichment (perluasan kerja secara vertikal), karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping operasional.
 Job rotation (rotasi pekerjaan), memindahkan / merotasi karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain, untuk mengatasi kejenuhan dan memberi kesempatan karyawan untuk menggunakan keterampilannya.
2.      Klasifikasi Pekerjaan
            Hasil analisis jabatan / pekerjaan juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan lain, seperti pengklasifikasian, membuat desain dan perancangan kembali suatu pekerjaan.
Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses pengelompokkan pekerjaan / jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan, kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat kaitannya dengan pekerjaan.
Spesialisasi Sumber Daya Manusia harus mempunyai pemahaman tentang desain pekerjaan. Hal ini karena desain (rancangan) pekerjaan merefleksikan organisasi, lingkungan dan permintaan perilaku. Perancang-perancang desain pekerjaan mengambil elemen-elemen ini sebagai pertimbangan dan mencoba untuk menciptakan pekerjaan yang merupakan gabungan antara kepuasan dan produktifitas. Bagaimanapun masing-masing elemen dari rancangan pekerjaan mempunyai maksud agar pekerjaan tersebut mempunyai kekurangan dan kelebihan dalam kepuasan bila dibandingkan dengan yang lain. Produktifitas dan kepuasan tenaga kerja memberikan umpan baik, bagaimana sebaiknya pekerjaan itu dirancang. Jeleknya rancangan pekerjaan berpengaruh pada rendahnya produktivitas, perputaran karyawan, absensi, keluhan, sabotase, pengunduran diri, serikat kerja dan lain-lain.
Hal ini dapat terjadi bila kita telah membicarakan masalah efesiensi, dimana elemen-elemen keperilakuan desain pekerjaan mengemukakan pentingnya otonomi, variasi, identitas tugas dan umpan balik. Tetapi elemen-elemen efesiensi mengutamakan spesialisasi lebih tinggi, dimana mengurangi variasi meminimumkan otonomi dan elemen-elemen kontradiktif lainnya. Dengan demikian untuk merancang pekerjaan lebih efesien bisa menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Sebaliknya, pekerjaan-pekerjaan yang memuaskan bisa berakibat tidak efesien.
Untuk memecahkan masalah ini harus ada trade-of keperilakuan dan efesiensi, peranan ahli personalia adalah untuk menyeimbangkan trade-of yang ada. Jika pekerjaan underspecialized untuk pekerjaan mudah maka tugas dikurangi, jika overspecialized mereka harus dikembangkan dan diperkaya kemampuannya.
 Para perancang pekerjaan dalam menghadapi persoalan tersebut tinggal melihat bagaimana pekerjaan apakah perlu tingkat spesialisasi tinggi untuk meningkatkan keluaran. Atau sebaliknya mengurangi tingkat spesialisasi untuk menjadi lebih efektif, kalau memang pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak membutuhkan tingkat spesialisasi yang tinggi.
Tentunya bahwa para spesialis personal dalam hal ini mengadakan perancangan kembali pekerjaan dengan melalui teknik-teknik perancangan kembali, sehingga adanya beberapa trade-of seperti ditunjukkan diatas.
Ada dua teknik perancangan kembali pekerjaan yaitu :
ü  Simplikasi pekerjaan.
Pekerjaan disederhanakan dan pekerjaan-pekerjaan yang tidak diperlukan diidentifikasi dan dihapus, hal ini apabila tingkat spesialisasi pekerjaan terlalu rendah (underspecialization).
ü Perluasan Kerja.
Ada tiga metode untuk memperbaiki yang terlalu terspesialisasi (overspecialization) melalui perancang kembali yaitu :
§ Rotasi jabatan;
§ Perluasan pekerjaan secara horizontal (job enlargement);
§ Perluasan pekerjaan secara vertikal (job enrichment).


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar