ANALISIS DAN
DESAIN PEKERJAAN
A.
PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN / JABATAN
Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman
bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan
SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan
untuk memberikan analisis pada setiap jabatan / pekerjaan, sehingga dengan
demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan / jabatan. Informasi yang
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM
kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan,
syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya resiko pekerjaan,
sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya
pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan
lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan
syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan
baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description)
dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi Jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu
jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan Spesifikasi
Jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang
diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik.
Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3)
Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga,
kepribadian tertentu dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan
apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan
tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan
uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi
tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan
personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses
penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan
catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau
aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah
spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang keterampilan,
pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan
tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang
termasuk di dalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik
tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu, spesifikasi
pekerjaan meliputi karakteristik individu, interest dan preferensi yang
kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran
manajemen SDM seperti peningkatan produktivitas dan kualitas hidup pekerja
senantiasa terjaga.
Bentuk atau kegiatan analisis pekerjaan / jabatan sebagai berikut :
1.
Analisis Staffing
Dalam
menganalisis kebutuhan staf organisasi, manajer mencari informasi pada tindakan
pekerjaan yang dilakukan dan bukan hanya berapa banyak orang yang dibutuhkan.
Hal ini penting untuk mengetahui bagaimana pekerjaan didistribusikan antara
posisi dalam suatu organisasi untuk menentukan staf tambahan membutuhkan KASIH
peluang untuk pengurangan staf, atau kesempatan untuk realokasi bekerja untuk
pemanfaatan staf ditingkatkan.
2.
Desain Organisasi
Jenis
analisis yang sama sering diterapkan dalam desain atau desain ulang pekerjaan
spesifik dan hubungan lainnya di antara pekerjaan perencanaan organisasi. Hal
ini tidak cukup hanya untuk mengatur ulang judul pekerjaan, tingkat, dan
hubungan, jika perubahan signifikan dalam perilaku organisasi yang diinginkan.
Hal ini diperlukan untuk menganalisis unsur-unsur khusus dari setiap posisi dan
untuk merestrukturisasi tiap posisi dalam organisasi dengan cara yang akan
membuat penggunaan terbaik dari bakat.
3.
Kinerja Perencanaan dan Review
Dalam
menetapkan sasaran atau standar, informasi tentang kegiatan kerja (baik yang
dirasakan, aktual, atau yang diinginkan) adalah titik awal vital. Analisis
Kerja memberikan dasar, yang lebih objektif berkaitan dengan pekerjaan untuk
merencanakan dan meninjau kinerja individu.
4.
Manajemen Suksesi
Pekerjaan
analisis juga sering diterapkan dalam perencanaan pengelolaan suksesi. Dalam
satu perusahaan besar, misalnya, masing-masing posisi manajemen kunci
dianalisis secara rinci melalui proses wawancara dan diskusi. Sebuah profil
jabatan dikembangkan yang mengidentifikasi bidang kegiatan utama.
5.
Pelatihan dan Pengembangan
Pekerjaan
analisis sering digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan
pengembangan karyawan di semua tingkat organisasi, atas dasar yang jauh lebih
luas non manajerial. Program pelatihan demikian dapat disesuaikan dengan kebutuhan
identifikasi untuk kelompok karyawan misalnya, pemahaman konsep keuangan dan
teknik.
6.
Jalur Karir
Setelah
informasi yang tersedia mengenai persyaratan pekerjaan memungkinkan perencanaan
karir bermakna oleh karyawan. Jalan Karir adalah deskripsi eksplisit dari
urutan alternatif yang mungkin pekerjaan yang seseorang bisa terus dalam karir
organisasi. Banyak perusahaan telah mengadopsi program workshop, konseling,
diri individu-analisa dan perencanaan karir.
B.
TAHAP-TAHAP
DALAM ANALISIS PEKERJAAN
Dalam
pelaksanaan analisis pekerjaan, perlu dipertimbangkan beberapa tahap sebagai
berikut :
1.
Menentukan penggunaan informasi analisis pekerjaan.
Hal ini dimulai
dengan mengidentifikasi penggunaan informasi, karena dengan demikian akan dapat
menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulannya.
2.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Kemudian
menelaah informasi latar belakang yang berkaitan misalnya bagan organisasi,
bagan proses, dan deskripsi pekerjaan.
-
Bagan organisasi menunjukan kadar hubungan antara
pekerjaan yang dianalisis dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya, dan dimana
kesesuaiannya dalam organisasi secara keseluruhan.
-
Bagan proses menyediakan pemahaman yang terperinci
tentang arus kerja
-
Deskripsi pekerjaan menunjukkan rumusan tertulis yang
menguraikan aktivitas dan tanggung jawab pekerjaan, serta bentuk pekerjaan yang
penting seperti kondisi kerja dan keamanan dari suatu resiko atau bahaya.
3.
Menyeleksi jabatan yang refresentatif yang akan
dianalisis.
Hal ini
perlu dilakukan apabila banyak pekerjaan yang akan dianalisis, sehingga
dimungkinkan akan banyak waktu yang digunakan untuk menganalisis.
4.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Pada tahap
ini dilakukan analisis pekerjaan, dengan menghimpun data tentang aktivitas
pekerjaan, perilaku pegawai yang dilakukan, kondisi kerja, dan kualifikasi
pekerjaan yang diperlukan.
5.
Menelaah informasi dengan pihak-pihak yang
berkepentingan.
Analisis
pekerjaan menyediakan informasi tentang hakekat dan fungsi pekerjaan. Informasi
ini hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang melaksanakan pekerjaan, serta
atasan langsung pekerja yang bersangkutan.
6.
Menyusun deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
C.
MANFAAT
INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN
Informasi
yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan mempunyai beberapa manfaat sebagai
berikut :
1.
Rekrutmen dan seleksi. Analisis pekerjaan menyediakan
informasi tentang deskripsi pekerjaan dan syarat pekerjaan yang diperlukan
untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan. Informasi itu merupakan dasar untuk
memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
2.
Kompensasi. Analisis pekerjaan menyediakan data untuk
menentukan nilai tiap pekerjaan secara relatif sehingga tiap pekerjaan dapat
diklasifikasi. Sedangkan kompensasi seperti gaji dan bonus, biasanya berkaitan
erat dengan keterampilan, tingkat pendidikan, bobot pekerjaan dan sebagainya,
yang diisyaratkan dalam pelaksanaan pekerjaan, yaitu seluruh faktor yang
diidentifikasi melalui analisis pekerjaan.
3.
Penilaian prestasi kerja (performance appraisal).
4.
Pelatihan. Informasi analisis pekerjaan dapat juga
digunakan untuk merancang program pelatihan dan pengembangan karyawan.
5.
Desain pekerjaan. Pemahaman terhadap aktivitas yang
ada sekarang akan menjadi landasan dalam meningkatkan metode pekerjaan,
mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan bahan yang tidak perlu,
mengurangi keletihan, meningkatkan komitmen dan tanggung jawab serta secara
umum memperbaiki kinerja unit pekerjaan karyawan.
D.
ANALISIS
PEKERJAAN YANG EFEKTIF
Analisis
pekerjaan yang tidak akurat akan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam
melakukan rekrutmen dan seleksi. Analisis pekerjaan yang buruk dapat
mengakibatkan keputusan kompensasi secara tidak adil. Analisis pekerjaan yang
tidak sempurna juga dapat mengakibatkan evaluasi kinerja dilakukan tidak
lengkap ataupun tidak akurat. Oleh karenanya secara berkala diperlukan suatu
sistem untuk meninjau deskripsi pekerjaan yang ada, mengumpulkan data untuk
memutakhirkan deskripsi dan merevisi dokumen.
Keberhasilan
penyelenggaraan analisis pekerjaan tergantung pada beberapa faktor :
1.
Komitmen manajemen puncak.
2.
Keterlibatan serikat pekerja untuk organisasi yang
memiliki serikat pekerja.
3.
Keterlibatan karyawan.
4.
Komunikasi yang efektif menyangkut tujuan pelaksanaan.
5.
Penugasan karyawan yang berbobot dan berminat untuk
menganalisis pekerjaan.
6.
Penggunaan pakar manajemen sumber daya manusia sebagai
salah satu narasumber.
7.
Pengumpulan data selama jam kerja.
8.
Penggunaan alat dan teknik pengumpulan data yang sahih
dan handal.
9.
Penggunaan sebuah komite untuk mengawasi
pelaksanaannya.
E.
DESAIN, KLASIFIKASI, PERANCANGAN KEMBALI PEKERJAAN
1.
Pengertian dan Arti Penting
Desain Pekerjaan
Pekerjaan
diibaratkan sebagai suatu jembatan penghubung antara karyawan dalam usaha
memperoleh penghasilan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya dan organisasi dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, agar kelangsungan hidupnya lebih
terjamin. Apabila terjadi adanya pekerjaan yang kosong maka timbul kebutuhan
organisasi akan karyawan, sehingga kelancaran kerja dapat diatasi. Untuk itu
agar diperoleh, dan dapat terselenggaranya satuan kerja yang efektif maka para
spesialis personalia dari suatu departemen sumber daya manusia harus mempunyai
pemahaman tentang desain pekerjaan.
Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. Sedangkan fungsinya
adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara organisasional.
Desain pekerjaan yang dirasakan paling komplek bagi manajemen adalah
pengembangan dan pengaturan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap
saat secara rutin. Hal ini disebabkan oleh :
·
Adanya perbedaan antara kebutuhan-kebutuhan dan
keinginan karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan yang ada
pada desain pekerjaan.
·
Adanya perubahan-perubahan lingkungan, organisasi dan
kebutuhan para karyawan dalam membuat desain pekerjaan, ketetapan pendekatan-pendekatan
pengembangan kerja standar dan model-model yang ada.
Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan :
a. Elemen
Organisasional, unsur ini berkaitan dengan efisiensi pekerjaan yang
dirancang agar memotivasi para karyawan yang potensial untuk mencapai hasil
yang maksimum. Perhatian terhadap efesiensi ini dimulai saat munculnya
manajemen ilmiah. Elemen ini mencakup :
·
Pendekatan mekanistik, mengidentifikasi setiap tugas suatu
pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga;
·
Aliran kerja, untuk menjaga keseimbangan kerja;
·
Praktek kerja, menyangkut cara pelaksanaan kerja yang
ditetapkan.
b. Elemen
Lingkungan, berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM yang
potensial. Elemen ini mencakup :
·
Penawaran tenaga kerja;
·
Sosial budaya masyarakat;
·
Keadaan ekonomi masyarakat.
c. Elemen Keperilakuan, mencakup :
·
Otonomi, tanggung jawab atas apa yang dikerjakan;
·
Variasi, menjauhkan dari kebosanan kerja;
·
Identifikasi tugas, kejelasan tugas yang dilaksanakan
;
·
Umpan balik, untuk mengetahui hasil kerja.
Terkadang pekerjaan yang ada perlu
dirancang kembali guna menghindari in-efisiensi dalam melaksanakannya.
Metode yang dapat digunakan dalam perancangan kembali pekerjaan, seperti :
a. Simplifikasi
pekerjaan, yakni menyederhanakan pekerjaan, dimana resiko yang akan muncul
adalah terjadinya spesialisasi, sehingga dapat menimbulkan kebosanan, terutama
yang terampil.
b. Perluasan pekerjaan,
yaitu :
Job enlargement (perluasan
kerja secara horizontal), dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan
mengurangi pekerjaan yang monoton.
Job enrichment
(perluasan kerja secara vertikal), karyawan diberi kesempatan untuk
berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping operasional.
Job rotation (rotasi
pekerjaan), memindahkan / merotasi karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan
lain, untuk mengatasi kejenuhan dan memberi kesempatan karyawan untuk
menggunakan keterampilannya.
2. Klasifikasi
Pekerjaan
Hasil analisis jabatan / pekerjaan
juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan lain, seperti pengklasifikasian,
membuat desain dan perancangan kembali suatu pekerjaan.
Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses pengelompokkan pekerjaan / jabatan
tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan, kecakapan yang dibutuhkan
ataupun faktor lain yang erat kaitannya dengan pekerjaan.
Spesialisasi Sumber Daya Manusia harus mempunyai pemahaman tentang desain
pekerjaan. Hal ini karena desain (rancangan) pekerjaan merefleksikan organisasi,
lingkungan dan permintaan perilaku. Perancang-perancang desain pekerjaan
mengambil elemen-elemen ini sebagai pertimbangan dan mencoba untuk menciptakan
pekerjaan yang merupakan gabungan antara kepuasan dan produktifitas.
Bagaimanapun masing-masing elemen dari rancangan pekerjaan mempunyai maksud
agar pekerjaan tersebut mempunyai kekurangan dan kelebihan dalam kepuasan bila
dibandingkan dengan yang lain. Produktifitas dan kepuasan tenaga kerja
memberikan umpan baik, bagaimana sebaiknya pekerjaan itu dirancang. Jeleknya
rancangan pekerjaan berpengaruh pada rendahnya produktivitas, perputaran
karyawan, absensi, keluhan, sabotase, pengunduran diri, serikat kerja dan
lain-lain.
Hal ini
dapat terjadi bila kita telah membicarakan masalah efesiensi, dimana elemen-elemen
keperilakuan desain pekerjaan mengemukakan pentingnya otonomi, variasi,
identitas tugas dan umpan balik. Tetapi elemen-elemen efesiensi mengutamakan
spesialisasi lebih tinggi, dimana mengurangi variasi meminimumkan otonomi dan
elemen-elemen kontradiktif lainnya. Dengan demikian untuk merancang pekerjaan
lebih efesien bisa menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Sebaliknya,
pekerjaan-pekerjaan yang memuaskan bisa berakibat tidak efesien.
Untuk
memecahkan masalah ini harus ada trade-of keperilakuan dan
efesiensi, peranan ahli personalia adalah untuk menyeimbangkan
trade-of yang ada. Jika pekerjaan underspecialized untuk pekerjaan mudah maka
tugas dikurangi, jika overspecialized mereka harus dikembangkan dan diperkaya
kemampuannya.
Para
perancang pekerjaan dalam menghadapi persoalan tersebut tinggal melihat
bagaimana pekerjaan apakah perlu tingkat spesialisasi tinggi untuk meningkatkan
keluaran. Atau sebaliknya mengurangi tingkat spesialisasi untuk menjadi lebih
efektif, kalau memang pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak membutuhkan tingkat
spesialisasi yang tinggi.
Tentunya
bahwa para spesialis personal dalam hal ini mengadakan perancangan kembali
pekerjaan dengan melalui teknik-teknik perancangan kembali, sehingga adanya beberapa trade-of
seperti ditunjukkan diatas.
Ada dua
teknik perancangan kembali pekerjaan yaitu :
ü Simplikasi
pekerjaan.
Pekerjaan
disederhanakan dan pekerjaan-pekerjaan yang tidak diperlukan diidentifikasi dan
dihapus, hal ini apabila tingkat spesialisasi pekerjaan terlalu rendah (underspecialization).
ü Perluasan
Kerja.
Ada tiga metode
untuk memperbaiki yang terlalu terspesialisasi (overspecialization) melalui perancang kembali yaitu
:
§ Rotasi
jabatan;
§ Perluasan
pekerjaan secara horizontal (job enlargement);
§ Perluasan
pekerjaan secara vertikal (job enrichment).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar