analisis desain pekerjaan

Analisis & Desain Pekerjaan

JOB ANALYSIS & DESIGN

PENDAHULUAN

Pembahasan dalam chapter ini terbagi dalam dua sub bagian yang tergabung dalam satu bagian pembahasan yaitu, Job Analysis & Design. Pembahasan pertama diawali bagaimana profesional personal mengembangkan departemen informasi mereka melalui analisa pekerjaan (job analysis). Pembahasan sub bagian kedua menunjukan bagaimana para spesialis personal menggunakan analisa pekerjaan (informasi analisa pekerjaan), membantu membuat disain dan mendesain kembali pekerjaan-pekerjaan. Pembahasan selanjutnya juga menguraikan secara rinci aplikasi-aplikasi lain dari informasi analisa pekerjaan.

Bagian akhir dari paper ini, kami mencoba untuk menerangkan aplikasi teorinya di Indonesia. Tentunya dengan melihat dari perusahaan-perusahaan besar terutama yang bergerak dalam bidang manufaktur, dimana bahan bacaan yang kami ambil dari majalah-majalah ilmiah serta dari paper Prof. Dr Udai Pareek, guru besar Indian Institute of Management di Ahmedabad.

PEMBAHASAN MATERI.

Pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan dan persyaratan-persyaratannya harus dikumpulkan melalui analisis pekerjaan.

Analisis pekerjaan secara sistimatik mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan informasi tentang pekerjaan. Informasi pekerjaan yang dikumpulkan melalui analisis pekerjaan memainkan peranan yang sangat penting dalam departemen personalia, karenasuplai data minimum untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan personalia.

            Informasi Analisa Pekerjaan

Analisis pekerjaan mengumpulkan informasi tentang berbagai karakteristik pekerjaan dan pemegang jabatan. Sebelum melaksanakan pekerjaannya seorang analisis perlu mengetahui/memahami organisasi terlebih dahulu tentang, tujuan, disai, output dan input produk atau jasa perusahaan dan lain-lainnya tentang organisasi perusahaan yang akan dianalisa. Mereka mungkin perlu meriview laporan-laporan tentang laporan atau catatan-catatan perusahaan, atau industri dan pemerintah tentang pekerjaan yang akan dianalisa.

Dalam pengumpulan informasi ada tiga tahap yang perlu diperhatikan yaitu :

1.      Persiapan analisis pekerjaan.

Dalam tahap ini ada dua kegiatan yang pokok yaitu, Indentifikasi pekerjaan danpenyusunan daftar pertanyaan.

1.      Pengumpulan data.

Ada lima teknik dasar yang bisa digunakan dalam pengumpulan data :

§  Observasi

§  Wawancara

§  Kuesioner

§  Logs

§  Kombinasi

1.      Penyempurnaan data.

Setelah data terkumpul, maka analisis perlu memisah-misahkan data yang berguna dan yang tidak dapat dipakai, menyaring data yang relevan dan yang tidak relevan, serta meriview informasi yang telah terkumpul. Data yang telah disempurnakan ini menjadi informasi yang siap digunakan dalam berbagai bentuk. Kemudian informasi ini dikompilasikan menjadi berbagai bentuk yang berguna seperti :

§  Deskripsi pekerjaan.

§  Spesifikasi pekerjaan.

§  Standar-standar pekerjaan.

Ketiga bentuk informasi analisis pekerjaan ini merupakan informasi sumber daya manusia minimum. Dimana informasi ini kemudian digunakan oleh ahli personalia untuk menjalankan aktivitas manajemen personalia yang lain seperti, desain pekerjaan, recruiting dan seleksi.

Design Pekerjaan.

Spesialisasi Sumber daya manusia harus mempunyai pemahaman tentang desain pekerjaan. Hal ini karena desain (rancangan) pekerjaan merefleksikan organisasi, lingkungan dan permintaan perilaku. Perancang-perancang desain pekerjaan mengambil elemen-elemen ini sebagai pertimbangan dan mencoba untuk menciptakan pekerjaan yang merupakan gabungan antara kepuasan dan produktifitas. Bagaimanapun masing-masing elemen dari rancangan pekerjaan mempunyai maksud agar pekerjaan tersebut mempunyai kekurangan dan kelebihan dalam kepuasan bila dibandingkan dengan yang lain. Produktifitas dan kepuasan tenaga kerja memberikan umpan baik, bagaimana sebaiknya pekerjaan itu dirancang. Jeleknya rancangan pekerjaan berpengaruh pada rendahnya produktivitas, perputaran karyawan, absensi, keluhan, sabotase, pengunduran diri, serikat kerja dan lain-lain.

Hal ini dapat terjadi bila kita telah membicarakan masalah efisiensi, dimana elemen-elemen keperilakuan design pekerjaan mengemukakan pentingnya otonomi, variasi, identitas tugas dan umpan balik. Tetapi elemen-elemen efisiensi mengutamakan spesialisasi lebih tinggi, dimana mengurangi variasi meminimumkan otonomi dan elemen-elemen kontradiktif lainnya. Dengan demikian untuk merancang pekerjaan lebih efesien bisa menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Sebaliknya, pekerjaan-pekerjaan yang memuaskan bisa berakibat tidak efisien.

Untuk memecahkan masalah ini harus ada trade-of keperilakuan dan efesiensi,peranan ahli personalia adalah untuk menyeimbangkan trade-of yang ada. Jika pekerjaan underspecialized untuk pekerjaan mudah maka tugas dikurangi, jika overspecialized mereka harus dikembangkan dan diperkaya kemampuannya.

Para perancang pekerjaan dalam menghadapi persoalan tersebut diatas tinggal melihat bagaimana pekerjaan apakah perlu tingkat spesialisasi tinggi untuk meningkatkan keluaran. Atau sebaliknya mengurangi tingkat spesialisasi untuk menjadi lebih efektif, kalau memang pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak membutuhkan tingkat spesialisasi yang tinggi.

Tentunya bahwa para spesialis personal dalam hal ini mengadakan perancangan kembali pekerjaan dengan melalui teknik-teknik perancangan kembali, sehingga adanya beberapa trade-of seperti ditunjukkan diatas.

Ada dua teknik perancangan kembali pekerjaan yaitu :

Simplikasi pekerjaan.

Pekerjaan disederhanakan dan pekerjaan-pekerjaan yang tidak diperlukan diidentifikasi dan dihapus, hal ini apabila tingkat spesialisasi pekerjaan terlalu rendah (underspecialization).

Perluasan Kerja.

Ada tiga methode untuk memperbaiki yang terlalu terspesialisasi (overspecialization)melalui perancang kembali yaitu :

§  Rotasi jabatan

§  Perluasan pekerjaan secara horizontal (job enlargement)

§  Perluasan pekerjaan secara vertical (job enrichment)

Untuk lebih menjelaskan kaitan-kaitan desain pekerjaan tergambar dalam bagan berikut ini :

KESIMPULAN/TANGGAPAN

Dalam mendapatkan pengertian dan perencanaan kerja yang lebih baik diberbagai Perusahaan besar di Indonesia. Dasawarsa 90 ini, banyak usaha telah dibuat untuk menganalisis pekerjaan. Beberapa cara yang dikenal sebagai analis pekerjaan telah dicoba untuk tujuan ini. Hal ini ternyata dirasakan amat berguna bagi berbagai pekerjaan dalam bidang industri yang membutuhkan beragam keterampilan madya.

Biasanya pekerjaan dibagi menurut beraneka kegiatan yang jelas yang menjadi tanggungb jawab yang diserahi pekerjaan tersebut. Ini merupakan pendekatan mekanis terhadap pekerjaan dari elemen-elemen organisasi. Berbagai prosedur yang terperinci diikutkan untuk menganalisis pekerjaan menjadi bagian-bagiannya lebih terperinci. Namun bagaimana keadaan sebenarnya terjadi dibanyak perusahaan besar nasional di Indonesia. Rancangan pekerjaan dan analisa pekerjaan baru giat-giatnya dilaksanakan sekitar tahun 1990 pada perusahaan besar di Indonesia. Sedangkan perkembangan industri sejak dasawarsa 1970 begitu maju dengan pesatnya. Pada saat itu kegiatan perusahaan lebih berkosentrasi operasional perusahaan ketimbang pengembangan Manajemen tingkat madya.

Akibatnya adalah kualitas manajer madya di banyak perusahaan besar di Indonesia masih sangat lemah. Kelemahan itu terutama terletak pada kepribadian yang belum matang dan pengetahuan yang masih minim untuk kapasitas seorang manajer. Akhirnya yang terjadi adalah pengorbitan manajer dengan cara karbitan, ketika kebutuhan mengisi manajer madya mulai mendesak. Demikian yang dikatakan Dr A Susanto dalam seminar,Penerapan strategi perang Sun-tzu dan prinsip Manajemen di Indonesia. (Kompas, Jum’at 13 Maret 1992).